Kanzleientwicklung: Jetzt erst Recht!

Warum Ihr Kanzlei-Businessplan 2016 jetzt zählt.

Die letzten Monate des Jahres sind angefüllt mit Terminen zu Dingen, die unbedingt noch in diesem Jahr zum Abschluss gebracht werden müssen. Dies ist definitiv keine Zeit für Experimente oder Spontanität. Unsere prallen Terminkalender lassen uns kaum Luft zum Atmen und scheinen ein Eigenleben zu führen. Die meisten haben in dieser Zeit bereits auf Autopilot geschaltet und haken nur noch ab.

Es ist nicht zu Ende, bevor es zu Ende ist

Doch 2016 ist noch nicht vorbei. Es bleiben noch mindestens 6 Wochen – wenn man die Feiertage und Weihnachtsferien abzieht.

Wie war Ihr Jahr bislang?

Jetzt ist es Zeit, Bilanz zu ziehen. Sie haben ganz richtig gelesen: Ziehen Sie Bilanz noch bevor das Jahr zu Ende ist. Nur dann haben Sie die Möglichkeit, noch korrigierend einzugreifen.

Egal, ob Ihre Kanzlei gerade erst gegründet worden ist oder schon seit Jahrzehnten besteht, ob sie nur eine kleine, eine mittlere oder eine Großkanzlei führen: Sie alle sind mit einem Plan, einem Businessplan in das Jahr gestartet. Und dieser sollte nicht seit Januar in der Schublade verschwunden sein, um ihn dann zu vergessen bis das Jahresergebnis vorliegt oder das nächste Jahr geplant werden muss.

Juristen und Zahlen

Ihr Businessplan ist Ihre Arbeitsgrundlage und sollte kontinuierlich angepasst, ausgerichtet und mit neuen Markterfahrungen unterfüttert werden. Viele Kanzleien sind deshalb bereits zu einer Halbjahresplanung übergegangen, abhängig vom Markt manchmal sogar zu einer quartalsmäßigen Überprüfung des Businessplanes.

Doch unabhängig von dieser regelmäßigen Anpassung sollte Sie sich gerade jetzt Zeit nehmen, die Erfahrungen der letzten Monate auszuwerten und umzusetzen. Lassen Sie Ihre Buchhaltung und Ihren Steuerberater Kassensturz machen und erstellen Sie einen voraussichtlichen Jahresabschluss 2016. Schauen Sie sich die Zahlen zu Gewinn und Verlust, Umsatz und Ausgaben genau an. Untersuchen Sie monatliche Schwankungen und Muster und nutzen Sie Ihre Erkenntnis, um Ihre Abrechnungen darauf abzustimmen und Fehlinvestitionen und Geldfressern auf die Spur zu kommen. Trennen Sie sich jetzt von unprofitablen Strategien, lustlosen Mitarbeitern und unnützen Abonnements und Services. Und berufen Sie eine Teambesprechung ein.

Ja, Sie befinden sich schon in der Zielgeraden. Doch das Jahr ist nicht vor dem 31.12.2016 gelaufen und dies ist immer noch Gelegenheit, das Ergebnis signifikant zu beeinflussen:

Müssen die Rückstellungen angepasst werden? Sollten Investitionen getätigt werden? Sollten Zahlungen noch 2016 durchgesetzt werden oder besser ins nächste Jahr verschoben werden? Wurden die Budgets für Weiterbildung und Investitionen ausgeschöpft? Und haben sich diese Investitionen bereits ausgezahlt oder sollte für 2017 anders budgetiert werden oder anders investiert werden?

Effizienz ist gefragt

Besprechen Sie das vorläufige Ergebnis für 2016 mit Mitarbeitern und Kollegen und stellen Sie klar, wo Sie in Ihrem Businessplan stehen.

Vielleicht war es bereits ein starkes Jahr. Dann ist es wichtig, dass Ihnen nicht so kurz vor dem Ziel die Kräfte ausgehen.

Vielleicht war es aber auch eher enttäuschend, weil ein wichtiger Kunde weggebrochen ist, Ihr bester Mitarbeiter lange krank ausfiel oder sich Ihr Partner von Ihnen getrennt hat. Dann geben Sie nicht auf. Entwicklen Sie gemeinsam einen Aktionsplan für die letzten sechs Wochen. Nur wenn Ihre Mitarbeiter und Kollegen wissen, wie sie stehen, können sie sich auch engagiert einsetzen.

Wichtig ist dabei, dass Sie genau überlegen, welche Aktionen in dieser Zeit des Jahres zu maximalem Erfolg führen.

Und Sie sich dabei auf die drei mit der höchsten Effizienz fokussieren. So wie Läufer im Endspurt eben auch Ihre Kräfte anders nutzen als beim Start, wo noch Kraftreserven zurückgehalten werden müssen.

Ein Lauf ist noch keine Saison

Lassen Sie dabei aber nicht Ihr langfristiges Kanzleiziel aus den Augen. Im Tagesgeschäft und im Zahlenland kann man sich schnell verlieren. Man sieht buchstäblich den Wald vor Bäumen nicht mehr. Ihr langfristiges Kanzleiziel navigiert Sie auch durch Um- und Irrwege. Ihr Jahresergebnis und Ihr Businessplan sind dabei nichts anderes als ein weiterer Pflasterstein zur Verwirklichung Ihrer Kanzleiidee. Bewerten Sie also Planabweichungen mit Fokus auf das Endergebnis und lassen Sie dabei auch ihre persönlichen Wünsche und Pläne nicht unberücksichtigt.

Nutzen Sie Ihr volles Potenzial

Viele Anwälte reiben sich in ihrer Doppelrolle zwischen ihrer eigenen juristischen Tätigkeit und ihren Aufgaben als Kanzleiführer auf.

„Machen Sie nicht den Fehler, sich in ihren anwaltlichen Terminen zu verlieren und als Kanzleiführer den Autopilot einzuschalten.“

In ihren anwaltlichen Tätigkeiten sind Sie ersetzbar! In Ihrer Rolle als Kanzleiführer nicht. Verabschieden Sie sich davon, alles allein machen zu wollen. Holen Sie Ihr Team mit in die Verantwortung für die Kanzlei. Outsourcen Sie Aufgaben an Serviceprovider. Lassen Sie sich in Ihrer Funktion als Kanzleiinhaber unterstützen, damit Sie Ihr volles Potenzial entfalten können und spürbar vorankommen.

Machen Sie 2016 zu Ihrem Erfolgsjahr!

In diesem Sinne –

Herzlichst,

Ihre Dr. Geertje Tutschka, ACC

PS: Investieren Sie jetzt in Ihre Kanzleientwicklung mit unserem Kompaktseminar und erstellen Sie mit professioneller Hilfe Ihre Kanzleistrategie 2017.

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Fünf Erfolgstipps für Netzwerken im Internet

Erfolgreich sein Netzwerk online ausbauen

Das Thema Netzwerken war bei uns bereits im Mai und Juni diesen Jahres aktuell. Doch Hand auf´s Herz: Wieviel davon haben Sie wirklich umgesetzt? Was hat sich vielleicht bereits schon ausgezahlt? Nehmen Sie sich Zeit, Bilanz zu ziehen und Ihrem Netzwerken den letzten Feinschliff zu geben! Wir möchten Ihnen dabei helfen und noch einige weitere Aspekte hinzufügen. Unsere Referentin Frau Dr. Schäfer wird dazu außerdem ein (kostenfreies) Webinar geben. Also gleich nach dem Lesen anmelden!

„Viele von Ihnen kennen Situationen, bei denen Sie durchs Netzwerken Ihre Kontakte genutzt und auf diese Weise Ihr Business und/oder Ihre Karriere vorangebracht haben. Der Aufbau eines erfolgreichen Netzwerks erfolgt heutzutage nicht nur „offline“ vor Ort im Rahmen von Gesprächen oder mitunter speziellen Veranstaltungen, sondern vielfach – zumindest in einem zweiten Schritt – online in sozialen Netzwerken wie bspw. XING, Linkedin oder Facebook.

Wie genau greifen online- und offline-Netzwerk ineinander?

Als Anwältin tausche in meinem Alltag häufig noch Visitenkarten aus. Zurück im Büro schaue ich immer, ob mein Gesprächspartner auch in XING unterwegs ist. Möglicherweise geht es Ihnen ähnlich. In sozialen Netzwerken lässt es sich häufig leichter und einfacher in Kontakt bleiben, die eigenen Kompetenzen darstellen und die weitere Entwicklung des Gesprächspartners mitverfolgen. Es kommt zudem immer öfter vor, dass ich darüber Vortrags- oder Mandatsanfragen erhalte.

Obwohl online gefühlt vieles lockerer gehandhabt wird, gilt es auch beim Netzwerken im Internet bestimmte Regeln zu beachten, damit der Erfolg bei Kontaktanfragen nicht ausbleibt. Auch hier kommt es darauf an, ein Gefühl für den richtigen Zeitpunkt einer Anfrage zu entwickeln und gewisse Vorgaben zu kennen.

Der passende Zeitpunkt für eine Online-Kontaktanfrage

Für eine Kontaktanfrage in den sozialen Netzwerken bei einem neuen Mandanten oder Kooperationspartner gibt es drei passende Zeitpunkte, die im Folgenden beispielhaft an einer Mandatsbeziehung erläutert werden. Eine Kontaktanfrage kann sich ganz am Anfang des Mandats lohnen, um ein umfassenderes Bild über den Mandanten erhalten, oder nach dessen erfolgreichem Abschluss, um den Mandanten bestenfalls eine Empfehlung aussprechen zu lassen. Der dritte Zeitpunkt lässt sich schwer planen. Er ist dann gegeben, wenn der Mandant während und zugleich mit der Bearbeitung des Mandats so richtig zufrieden ist, und Sie daher aktiv weiterempfehlen würde.

Fünf Erfolgstipps für Netzwerken im Internet

Wie bereits in meinem Beitrag „Diese 7 Netzwerkregeln sind Ihr Karriereturbo“ erläutert, ist Netzwerken die richtige Mischung aus „Geben“ und „Nehmen“. Dies gilt auch für Online-Networking, so dass es sich auch hier lohnt, nicht mit blindem Aktionismus sondern strategisch vorzugehen.

Damit es Ihnen leichter von der Hand geht, verrate ich Ihnen meine fünf Erfolgstipps für Online-Networking:

  1. Sprechen Sie Online-Erstkontakte persönlich an und bauen Sie das Vertrauen langsam auf.
  2. Nutzen Sie den Erfahrungsaustausch in Gruppen und beteiligen Sie sich aktiv daran. Auf diese Weise lassen sich schnell neue Kontakte knüpfen.
  3. Verknüpfen Sie sich nach einem von Ihnen gegebenen Offline- oder Online-Event wie bspw. einem Webinar zeitnah mit Ihren neuen Kontakten in den Sozialen Medien.
  4. Nach Events Dritter sprechen Sie Einzelne zeitnah gezielt auf eine gemeinsame Vernetzung an und liefern Sie Gründe, sich mit Ihnen zu verbinden. Vermeiden Sie Datenklau durch die Ansprache einzelner Personen
  5. Schmieden Sie Kontakte, solange sie heiß sind, und vernetzen Sie sich bestenfalls innerhalb von 72 Stunden.

Darüber hinaus lohnt es sich, das Netzwerk regelmäßig und aktiv durch Weiterempfehlungen oder wertvolle Tipps zu unterstützen. Auf diese Art und Weise können Sie offline und online, geschäftlich und häufig auch privat gewinnen. Es heißt nicht umsonst: „Gute Kontakte sind ihr Geld wert.“

Wie erfolgreiches Netzwerken offline und online funktioniert, zeige ich Ihnen in meinem nächsten kostenlosen Online-Training am Dienstag, 25. Oktober 2016, um 19.30 Uhr.

Hier können Sie sich für das Webinar „Erfolgsturbo Netzwerken“ am Dienstag, 25. Oktober, um 19.30 Uhr mit mir anmelden:

https://app.webinarjam.net/register/29861/d43f820ba8

Lassen Sie sich von mir im Webinar inspirieren, finden Sie Antworten auf Ihre Fragen und probieren Sie es dann einfach praktisch aus. Ich wünsche Ihnen dabei viel Erfolg.

Herzliche Grüße

Dr. Anja Schäfer

Rechtsanwältin & Business Coach

PS: Sie wollen zu den Besten gehören? Dann sind unser  Top Lawyer Program (CLP-JurBiz.de) und unsere CLP-JurCoach-Ausbildung (www.CLP-JurCoach.de) genau das Richtige für Sie!

Der Weg zur Top-Kanzlei (Gastbeitrag von RA Christof Kleinmann, Managing Partner GvW Graf von Westphalen, Frankfurt)

Wie man sich als Kanzlei neu erfindet.

Erfolg im Anwaltsberuf ist kein Zufall. Doch ist es immer nur das Ergebnis harter Arbeit? Oder kommt es auch darauf an, das Richtige zur richtigen Zeit zu tun? Was ist das Geheimnis erfolgreicher Juristen? Worauf sollte man von Anfang an achten? Ergreift man wirklich jede Chance?

In unsere Reihe “Erfolg im Anwaltsberuf ist kein Zufall” stellen wir Ihnen Top-Juristen, deren Kanzleien und ihr ganz persönliches Erfolgsrezept vor:

kleinmann-christof-20714-3094_portraetChristof Kleinmann,

Rechtsanwalt und Managing Partner bei GvW-Graf von Westphalen ist in Frankfurt Spezialist im Arbeitsrecht, dessen „Praxis mit Malte Evers sich stetig weiterentwickle” so JUVE im Handbuch für Wirtschaftskanzleien 2015/2016. Außerdem betreut er bei GvW die Banken und Finanzdienstleister sowie den Standort Türkei.

Herr Kleinmann beschreibt diesen Weg für GvW:

„Ist GvW Graf von Westphalen eine Top-Kanzlei?

In einigen Aspekten sicherlich noch nicht. Aber mit Sicherheit kann GvW bereits heute sehr selbstbewusst auf das Erreichte blicken und sich in vielen Bereichen mit deutlich größeren und namhafteren Kanzleien messen. Vor allem aber: Wir sehen seit Jahren deutliche, messbare Fortschritte bei der Verwirklichung unserer Ziele.

Zunächst einmal: Wo kommen wir her?

Im vergangenen Jahrzehnt war GvW vor allem ein großer wirtschaftsrechtlich beratender Gemischtwarenladen – eigentlich nur eine Art franchise oder co-branding. Die gemeinsame Zielsetzung beschränkte sich im Wesentlichen darauf, dass alles bleiben soll, wie es schon immer war. Statt wirkliche Änderungen zu beschließen, einigte man sich auf den kleinsten gemeinsamen Nenner. Das Problem daran war natürlich: Daraus ergaben sich für den Markt außer der Verlässlichkeit des Altbekannten keinerlei Gründe, warum in einem sich ständig wandelnden und hochdynamischen Markt gerade GvW mandatiert werden sollte. Es gab weder in der Struktur der Kanzlei noch in ihrer Strategie Merkmale, in denen wir uns von anderen Anwaltsfirmen positiv unterschieden.

Daher verständigten wir uns in der Partnerschaft im Jahr 2010 auf neue, ambitionierte Unternehmensziele und entwickelten eine mehrjährige Strategie zur Erreichung der Ziele. Das wichtigste Ziel lautete: SPEZIALISIERUNG! Jeder soll bei uns nur in den Bereichen tätig sein, in denen er richtig gut ist, mit dem Ziel, sich einen exzellenten Ruf zu erarbeiten. Wir wollen nur Spezialisten auf höchstem juristischen Niveau und keine Generalisten alter Schule – entsprechend wird das akquirieren für andere Berufsträger incentiviert. Wir waren uns sicher, dass unsere Mandanten das schätzen und wir uns dadurch deutlich von anderen, mittelgroßen Law Firms abheben würden.

Rückblickend gibt uns der Erfolg der letzten Jahre recht: Wir erhalten nicht nur immer bessere Mandate, wir arbeiten auch mit immer mehr spezialisierten Berufsträgern standortübergreifend an diesen Mandaten. Das steigert die Qualität und bindet die Mandate ans Unternehmen.

Die Spezialisierung umzusetzen war kein leichter Weg. Es galt, viele interne Widerstände zu überwinden: Anwälte mussten die Beratung in bestimmten Fachgebieten aufgeben! Mandate müssen von den besten Beratern für das jeweilige Problem bearbeitet werden und nicht von denen, die das Mandat gewonnen haben! Das widerspricht dem herkömmlichen Prinzip vom „eat what you kill“ – so war unser altes Gewinnverteilungssystem in weiten Teilen gestrickt. Nun ist Teamarbeit gefragt und jeder muss seine Rolle spielen! Das heißt: Wir leben heute davon, Mandate intern weiterzugeben und Anwälte aus diversen Dezernaten und unterschiedlichen Standorten einzubinden.

Wie erreicht man das?

  • Durch finanzielle Incentivierung von Akquiseleistung und anderen Aufbau- und Managementleistungen wie Personalarbeit, Stärkung der Markenbekanntheit durch Vorträge und Veröffentlichungen usw.,
  • durch Schaffung von Verlässlichkeit und Vertrauen in die Arbeit der gewählten Gremien (vor allem über Gespräche, Gespräche und noch mehr Gespräche),
  • durch Schaffung einer starken und professionellen Verwaltung, die unabhängig von den jeweiligen Amtsinhabern immer zuverlässig und effizient funktionieren muss,
  • durch Definition messbarer Ziele und Kriterien, deren Entwicklung transparent darstellt, ob wir auf dem richtigen Weg sind und
  • durch die Schaffung professioneller Auswertungstools, die uns die controllinggestützte Steuerung des Unternehmens ermöglichen. Die Verlässlichkeit und Aussagekraft von Zahlenmaterial ist aus unserer Sicht sehr wichtig, denn Zahlen erden akademische Diskussionen sehr schnell und zeigen – mitunter gnadenlos – was ist und was nicht ist. Sie motivieren aber auch, wenn Bemühungen sich in positiven Entwicklungen niederschlagen. Letztlich sind Kennzahlen das wesentliche Steuerungsinstrument.

Durch konsequentes Nachhalten dieser Maßnahmen ist uns in den letzten Jahren in wesentlichen Bereichen ein kompletter Kulturwandel gelungen. Wir denken viel unternehmerischer. Der Mandant steht im Vordergrund, und nicht der Anwalt, der ihn kennt oder dessen persönlicher Umsatz. Wir sprechen heutzutage selbstverständlich über Deckungsbeiträge und Profitabilität – vor Jahren war das mangels controlling nicht möglich. Für uns ist das auch deswegen wichtig, weil unsere Mandanten ebenso denken und von uns als externem Dienstleister neben der juristischen Expertise natürlich auch das Verständnis für kaufmännische und wirtschaftliche Hintergrunde voraussetzen. Der Mandant erwartet Beratung auf Augenhöhe.

Durch diese grundlegende Erneuerung des Unternehmens und seiner Kultur sind wir sehr modern und damit attraktiv für Quereinsteiger und für juristischen Nachwuchs, wie uns von der Fachpresse regelmäßig attestiert wird. So wurden wir im LTO Young Professionals Survey 2016 – Deutschlands größte Umfrage unter jungen Juristen – erneut zur beliebtesten mittelständischen Kanzlei gekürt.

Und das ist vielleicht das Wichtigste:

Ohne die richtigen Menschen bei GvW sind wir gar nichts!

Mit engagierten und positiv denkenden Leuten kollegial im richtigen Umfeld zu arbeiten – das möchte jeder! Deshalb haben wir uns in den letzten Jahren bemüht, GvW auch für unsere Partner und Mitarbeiter noch sympathischer zu machen und jedem bei uns das Gefühl zu geben, warum er bei GvW genau richtig ist. Ich finde, auch das unterscheidet uns von manchen anderen!“

Vielen Dank.

2016 wurde GvW mit Auszeichnungen überhäuft: sowohl für die fachlichen Leistungen Ihrer Anwälte als auch für Ihre Kanzleientwicklungsstrategie. Den PMN Award gab es für „Geschäftsentwicklung“, außerdem die Nominierung für Best Lawyers 2017 vom Handelsblatt, Chambers Europe 2016, Law Firm of the year 2016, Legal 500 2016, JUVE Handbuch 2015/2016 und so weiter.

Und nicht zu vergessen die Topplazierungen als bester Arbeitgeber bei den Trendence Graduate Barometer und LTO-Young Professionals Choice. Gratulation!

In diesem Sinne –

Herzlichst,

Ihre Dr. Geertje Tutschka, ACC

PS: Investieren auch Sie in Ihr Team, Ihre Partner und Ihre Mitarbeiter! Mit einem Kanzlei-Retreat oder -incentive von CLP.

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(http://www.clp-jurbiz.de)