KANZLEIGRÜNDUNG III – 3TEILIGE INTERVIEWREIHE MIT RA DR. TUTSCHKA

RAin Katharina Nitsch vom Verlag C.H. Beck interviewte die Kanzleiberaterin Dr. Tutschka von CLP – Consulting for Legal Professionals anlässlich Ihrer Buchpräsentation auf dem Deutschen Anwaltstag im Juni 2018 in Mannheim. Das Interview ist soeben  in 3 Teilen auf dem Blog des Beck-Verlages erschienen:

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Ist eine Kanzlei erst einmal gegründet, kommt es für einen nachhaltigen Erfolg auch auf ein zielgerichtetes Kanzleimanagement an. Welche Aspekte hier eine Rolle spielen, wollten wir von Anwaltscoach Dr. Geertje Tutschka, Autorin des Buches Kanzleigründung und Kanzleimanagement, wissen.

Der Begriff Kanzleimanagement hat sich erst in den letzten Jahren etabliert. Lohnt sich Kanzleimanagement eigentlich erst ab einer bestimmten Kanzleigröße?

Nein, natürlich wird es auch für kleine Kanzleien und Einzelanwälte vom ersten Tag an benötigt. Es wurde auch immer irgendwie nebenher betrieben. Dafür den Begriff Kanzleimanagement zu nutzen heißt, es bewußt auf die Agenda zu setzen und sich darum zu kümmern und es zu professionalisieren. Und das ist gut so.

Ist Kanzleimanagement gleichbedeutend mit Effizienzsteigerung und höherer Professionalität? Wie wichtig ist neben einer Qualitätskontrolle ein regelmäßiges Controlling?

Damit wird es oft gleichgesetzt. In erster Linie geht es jedoch um das Schaffen von Zuständigkeiten, das Etablieren von Strukturen, die Definition von Prozessen – zur Erreichung des Kanzleizieles. Effizienz, Professionalität, Qualitätskontrolle und Controlling sind gleichermaßen bedeutend. Tatsächlich geht es jedoch um mehr: um Kanzleientwicklung. Schließlich soll die Kanzlei nicht nur möglichst kostenschonend „gemanagt“ oder „verwaltet“ werden, sondern das Ziel muss Wachstum sein. Das kann Wachstum an Größe und Umsatz ebenso sein wie an Bedeutung oder Befriedigung bestimmter Bedürfnisse der Inhaber oder der Mitarbeiter.

Sie selbst sprachen bereits davon, dass das Rechtsberatungsgeschäft ein „people business“ ist und dies nicht nur im Rahmen des Mandantengeschäfts sondern auch um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Was verstehen Sie unter einem guten Führungsstil? Wie können Kanzleiinhaber für ein positives Arbeitsklima sorgen?

In der Tat sind die Mitarbeiter einer Kanzlei ihr stärkstes Potenzial. Das wird oft verkannt und die Führung und wertschätzende Kommunikation sind oft eine Baustelle in den Kanzleien, die uns zur Unterstützung hereinholen. Im Fußball versteht jeder, dass nur eine gut abgestimmte und geführte Mannschaft das Spiel gewinnen kann. Auf dem Spielfeld zeigt sich sofort, wo Defizite sind, Konflikte und Überlastung im entscheidenden Moment die Energie für den Sieg abziehen. Mit unseren Teamevents und -incentives haben wir Kanzleiretreats geschaffen, die jedes Team als Mannschaft zurückkehren lassen.

Unter einem guten Führungsstil verstehe ich einen sogenannten „coachenden“ Chef, der mit Selbstreflektion, persönlicher Reife, Weitblick und Empathie sich bewußt der entsprechenden Kommunikationstechniken bedient. Das muss man nicht können, das kann man lernen. In einer guten Coachingausbildung zum Beispiel.

Diese Arbeit im Inneren einer Kanzlei ist wichtig. Ebenso wichtig ist aber auch, dies nach außen zu tragen und sich mit Employer Branding auf dem stark umkämpften Markt der High Potenzials und Nachwuchsjuristen als interessanter Arbeitgeber zu positionieren.

Für wie wichtig erachten Sie das Thema „Gender Diversity“? Und wie kann Chancengleichheit in einer Kanzlei gezielt gelebt und gefördert werden?

Gender Diversity und Chancengleichheit sind wichtige und zukunftsentscheidende Themen, werden jedoch von den meisten Kanzleien verkannt. Diese Themen haben es in sich: Falsch oder gar nicht inkludiert, können sie Kanzleien teuer zu stehen kommen und fatale ja sogar bedrohliche Ausmaße annehmen. Es genügt nicht, sie lediglich irgendwo auf eine Webseite oder eine Agenda zu setzen. Sie müssen in die Kanzleiwerteeingearbeitet werden, die vom Partner bis zur Putzfrau gelebt werden. Als Changespezialist empfehle ich unbedingt die professionelle Begleitung eines solchen Kulturwandels.

Der Beruf des Anwalts und die Führung einer Kanzlei sind zeitintensiv und der Arbeitsalltag wird von Besprechungsterminen, Deadlines, Rotfristen und Gerichtsterminen bestimmt. Wie lässt sich hier ein befriedigendes Zeitmanagement etablieren?

Zeitdruck und Überlastung sind bereits Zeitmanagement, keine Naturkatastrophen. Sie entstehen nicht einfach, sondern wir erzeugen sie.

Wollen sie es anders, müssen sie (andere) Prioritäten setzen, und zwar solche, die ihrer Kanzleikultur, Ziel und Strategie entsprechen. Es gibt natürlich viele kleine Tricks und Methoden, um Prozesse effizienter zu gestalten, Prioritäten zu setzen. Einige Nützliche habe ich in meinem Buch vorgestellt, so wie auch die von mir entwickelte Erfolgsstrategie, in 5 Schritten einfach und pragmatisch jedes Ziel zu erreichen.

Was macht ein gutes Kanzleimarketing aus?

Gutes Kanzleimarketing basiert selbstverständlich auf einem ganzheitlichen, individuellen Marketingkonzept, welches auf der werteorientierten Kanzleistrategie aufsetzt.

Raten Sie Anwälten dazu alle Social Media-Kanäle für sich zu nutzen, also auch Twitter, Instagram oder Youtube?

Social Media ist eine ganz hervorragende Möglichkeit, sich mit seiner Expertise zu präsentieren; einfach, zielgerichtet, punktgenau und relativ preiswert Marketing und Akquise zu betreiben und letztlich Geschäft zu generieren.

Es als „digitale Offline-Welt“ zu betrachten, also einfach Artikel und Pressemeldungen für die Kanzlei zu posten, ist jedoch ebenso verfehlt wie Gerichtsentscheidungen, neue Mitarbeiter oder Mandate zu präsentieren.

Social Media ist das was es ist: ein soziales Netzwerk. Und Netzwerke funktionieren nur zwischen Individuen, die miteinander in Beziehung treten, indem sie miteinander kommunizieren.

Diese Frage ist daher ebenso wenig mit einem generellen JA wie mit einem NEIN zu beantworten.Selbstverständlich sind diese Netzwerke nur Tools, um Ihr anhand der wertebasierten Strategie erarbeitetes Marketingkonzept umzusetzen. Ob und welchen Kanal Sie nutzen, ist dabei Ihre Entscheidung.

Wichtig ist, dass die Kanzleiführung ebenso wie die einzelnen Anwälte dahinter stehen, Sie sich damit identifizieren, die Vielschichtigkeit der Netzwerke tatsächlich beherrschen und Spaß daran haben.

Ich habe beispielsweise 3.500 Kontakte auf LinkedIn und 1.500 auf Xing. Auf Twitter erzielen meine Tweets bis zu 2.500 Klicks pro Tag. Ich blogge im Jurcoach, einem der erfolgreichsten Blogs der Branche zu Kanzlei und Karriere mit mehr als 10.000 Lesern im Jahr. Ich bin ebenso mit ca. 15 Videos auf Youtube. Google hat eher eine untergeordnete Bedeutung, gehört jedoch dazu. Alle Kanäle sind aufeinander abgestimmt und greifen ineinander.

Auf Facebook, Instagram, Snapchat und Whatsapp bin ich nur privat und das sehr konsequent. Ich generiere heute ca. ein Drittel meiner Aufträge über meine professionellen Kanäle.

Doch der Aufbau dieser Kanäle kostet Zeit – tagtäglich in der Bedienung und langfristig im strategischen Aufbau einer gewissen Reputation und eines Netzwerkes. Ich schätze den Zeitaufwand auf ca. 30 min täglich (inklusive Auswertung des Targetings, der Reichweite und Klicks). Nach dem Pareto-Prinzip (80:20) sind diese Profile erst ab einer substantiellen Kontaktanzahl (die zielgenau und organisch gewachsen ist) wirksam, will sagen ein Baustein im Geschäftsmodell. Dies geht beispielsweise bei Xing erst bei ca. 500 einschlägigen Kontakten los, bei LinkedIn eher bei mindestens 800.

Zwar sind hier grundsätzlich Junganwälte meist viel offener und sicherer im Umgang mit Social Media. Die Krux bei Ihnen ist jedoch, dass diese meist schon private Profile oder solche aus ihrer Studien- und Referendarszeit mitbringen. Diese sind dann entweder ein Sammelbecken aus alten Schulkameraden, Bekannten der Eltern, der netten Partymaus von gestern Abend und „interessanten Kontakten“ oder bilden den am Anfang manchmal etwas experimentierfreudigen Karriereweg ab.

Diese Profile später zu „drehen“ ist mindestens ebenso aufwendig, wie komplett neue Profile anzulegen. Ich rate jedoch dennoch jedem Student und Junganwalt zu Profilen, schon allein um hier sehr viel über die Struktur und Mechanismen von Social Media, aber auch den Legal Markt und die Branche zu lernen.

Wichtig ist auch zu wissen, dass HR heute selbstverständlich die Profile in einem Bewerbungsprozess checkt. Kein Profil zu haben outet Sie als digitalen Neandertaler. Ein „undefiniertes“ Profil kann schlimmstenfalls sogar schädlich sein. Zurückhaltendes Beobachten sollte also vorerst die Devise sein.

Und letztlich müssen die Kanäle zur Zielrichtung und Zielgruppe passen. Instagram dürfte beispielsweise mit der Bildersprache grundsätzlich für Anwälte weniger passend sein.

Social Media muss also:

  • Werten, Kultur und Strategie entsprechen
  • vom Kanzleiinhaber /der Partnergesellschaft getragen werden
  • von jedem Anwalt für sich persönlich, jedoch nach dem Marketingkonzept bespielt werden

Zu welchem Marketing-Mix raten Sie kleinen und mittelständischen Kanzleien? 

Das Marketingkonzept sollte ganzheitlich also Online und Offline aufgestellt sein. Beides muss ineinander greifen und zielgerichtet und strategisch bespielt werden.

Wie sollten Anwälte und Kanzleiinhaber aufgestellt sein, um auch in Zukunft erfolgreich zu sein?

Sie sollten sich auf ihre Stärken und Kompetenzen besinnen. Und damit meine ich nicht nur ihre Fachexpertise. Anwälte müssen nach aller Optimierung und Effizienz sich endlich wieder als vertrauensvoller Partner positionieren. Leider lähmt dank Legal Tech Hype und Konkurrenzdruck gerade eine diffuse Existenzangst die Branche. Mit unserer Legal Coaching-Ausbildung zeigen wir bei Consulting for Legal Professionals (CLP) mit der CLP-Academy eine echte Alternative für die Menschen in den Kanzleien auf.

Frau Dr. Tutschka, wir danken Ihnen für das Gespräch.

 

Rechtsanwältin Dr. Geertje Tutschka ist Inhaberin und CEO von CLP – Consulting for Legal Professionals und Präsidentin des ICF Deutschland.

 

Hier finden Sie alles zum Buch, die aktuelle Ausgliederung des eBooks zur Kanzleigründung für Junganwälte durch Dr. Tutschka (erschienen im FFi-Verlag), die Mitautoren sowie Fotos, Interviews und Videos zum Thema:

www.consultingforlegals.com

https://www.consultingforlegals.com/aktuelles/buecher/

Das vollständige Interview in allen drei Teilen finden Sie beim Beck-Verlag unter:

http://kanzleiforum.beck-shop.de/2018/06/28/das-richtige-gruendungskonzept-interview-mit-kanzleiberaterin-dr-geertje-tutschka/

ACHTUNG: JETZT ZUR LEGAL COACHING AUSBILDUNG 2018/2019 ANMELDEN!

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